Wolontariat – opisy działów

Osoba wolontariacka pomaga na festiwalu według ustalonego harmonogramu, przeważnie w systemie dwuzmianowym (drugie pół dnia jest wolne) i pod kierunkiem bezpośredniego koordynatora. W niektórych działach harmonogramy są bardziej elastyczne, a dokładne godziny pracy zależą od agendy gościa, terminów wywiadów, etc.

Każda osoba wolontariacka, niezależnie od działu, w którym pracuje, ma możliwość udziału w wybranych przez siebie projekcjach filmowych i innych wybranych wydarzeniach, wspierając kontrolę jakości seansu lub wydarzenia. W każdym momencie festiwalu osoba wolontariacka powinna być gotowa na udzielenie pomocy i odpowiadanie na pytania uczestników dotyczące programu i zasad festiwalu.

---

Biuro Gości

• wsparcie bieżącej pracy Biura Gości i pomoc w jego organizacji;

• opieka nad przydzielonymi gośćmi oraz koordynacja ich pobytu podczas festiwalu;

• przygotowywanie indywidualnych agend gości, uwzględniających m.in. godziny przyjazdów i wyjazdów, seanse, spotkania Q&A, lunche oraz inne punkty programu;

• odbiór pakietów powitalnych gości z Centrum Festiwalowego;

• odbiór gości z lotniska lub dworca (wraz z kierowcą festiwalowym);

• przyjmowanie od Biura Prasowego zapotrzebowania na wywiady oraz potwierdzenie ich z gośćmi;

• dopilnowanie, aby goście byli obecni na wszystkich przewidzianych w agendzie punktach programu;

Charakter działania i wymagania:

Praca ma charakter zadaniowy i jest bezpośrednio związana z realizacją indywidualnych agend gości. Wymaga dużej samodzielności, dobrej organizacji pracy, umiejętności sprawnego reagowania na zmiany oraz wysokich kompetencji komunikacyjnych. Niezbędna jest bardzo dobra znajomość języka angielskiego; znajomość innych języków obcych będzie dodatkowym atutem.

Biuro partnerów i sponsorzy festiwalu

• uzupełnianie materiałów sponsorów, partnerów w wyznaczonych strefach, stoiskach;

• pomoc w przygotowaniu materiałów do raportu dla Sponsorów, Partnerów;

• pilnowanie ekspozycji Partnerów/Sponsorów podczas wybranych eventów;

• pomoc w organizacji wydarzeń specjalnych współorganizowanych przez partnerów i sponsorów Festiwalu;

Charakter działania i wymagania:

Praca ma charakter zadaniowy i może odbywać się również w godzinach wieczornych. Oferta skierowana jest wyłącznie do osób pełnoletnich. Zadania realizowane są indywidualnie lub w parach. Wymagają dużej samodzielności, skrupulatności oraz zainteresowania tematyką biznesu w kulturze. 

Biuro Prasowe

• koordynacja spotkań dziennikarzy i gości Festiwalu we współpracy z Biurem Gości;
• pomoc w organizacji wywiadów;
• współpraca z patronami medialnymi przy produkcji programów radiowych;

Charakter działania i wymagania:

Praca ma charakter zadaniowy, a jej rytm wyznaczają terminy wywiadów i agendy gości, dlatego godziny bywają zmienne. Biuro Prasowe działa w stałym kontakcie z Biurem Gości i patronami medialnymi. To tutaj ustala się, kto, z kim i kiedy porozmawia przed kamerą albo mikrofonem.
To propozycja dla osób zainteresowanych dziennikarstwem i pracą z mediami, które swobodnie czują się w kontakcie z gośćmi oraz dziennikarkami i dziennikarzami. Przydadzą się samodzielność, punktualność, dobra organizacja pracy i umiejętność trzymania kilku spraw naraz pod kontrolą. Niezbędna jest dobra znajomość języka angielskiego. Najważniejsze są jednak uważność i spokój, kiedy wywiad trzeba przesunąć o kwadrans, bo gość wciąż rozmawia z widzami po seansie!

Centrum Festiwalowe

• pomoc w organizacji i obsługa Centrum Festiwalowego;

• wydawanie akredytacji Festiwalowych, pakietów powitalnych oraz innych materiałów promocyjnych;

• odpowiadanie na pytania i rzetelne udzielenie informacji dotyczących programu oraz zasad funkcjonowania Festiwalu;

• wypełnianie poleceń bezpośredniego przełożonego_ej dotyczących organizacji Centrum Festiwalowego lub innych czynności zleconych przez koordynatorki osób wolontariackich (niezbędnych do poprawnej organizacji Festiwalu);

Charakter działania i wymagania:

Praca odbywa się w systemie zmianowym, w niewielkim zespole osób wolontariackich. Centrum Festiwalowe to prawdziwe serce Festiwalu – miejsce, do którego przez cały czas jego trwania zaglądają uczestnicy, goście, dziennikarze, a także osoby wolontariackie z pozostałych działów.

To rola dla osób, które lubią pracę z ludźmi, dobrze odnajdują się w zespole i potrafią sprawnie reagować na zmieniające się sytuacje. Przydadzą się dobra organizacja pracy, komunikatywność, wysoka kultura osobista oraz znajomość języków obcych.

Ważna będzie również umiejętność szybkiego przyswajania informacji – w końcu Centrum Festiwalowe powinno wiedzieć o Festiwalu niemal wszystko! A do tego? Uśmiech, otwartość i pozytywne nastawienie, które pomagają nawet w najbardziej intensywnych momentach festiwalowego dnia.

Konkursy Festiwalowe

• informowanie uczestników festiwalu o zasadach głosowania na filmy konkursowe – informowanie o lokalizacji kodów QR oraz sposobie ich skanowania;

• pomoc w głosowaniu osobom bez dostępu do telefonu/internetu;

• zdalna obsługa systemu do głosowania;

• przygotowywanie zestawień dotyczących liczby oddanych głosów.

Charakter działania i wymagania:

Praca odbywa się w systemie zmianowym, dostosowanym do harmonogramu seansów konkursowych. W tej roli przydadzą się samodzielność, otwartość na rozmowy z widzami, dobra organizacja pracy oraz punktualność.

To również świetna okazja do bezpośredniej współpracy z osobami wolontariackimi z innych działów i poznania Festiwalu z różnych perspektyw. Liczy się uważność, komunikatywność i gotowość do sprawnego działania – tak, aby każdy widz mógł bez problemu oddać swój głos na ulubiony film!

Księgarnia Tajne Komplety

• pomoc w sprzedaży książek poświęconych kinematografii, katalogów oraz materiałów promocyjnych Festiwalu;

• monitorowanie i uzupełnianie stanów magazynowych sprzedawanych publikacji Festiwalowych;

• pomoc w bieżącym funkcjonowaniu księgarni;

• odpowiadanie na pytania osób odwiedzających księgarnię dotyczące programu i zasad funkcjonowania Festiwalu;

Charakter działania i wymagania:

Praca odbywa się w systemie zmianowym, indywidualnie lub w parach. To spokojniejsze miejsce na festiwalowej mapie, które wymaga jednak uważności, dobrej organizacji i otwartości na kontakt z odwiedzającymi. Przyda się zamiłowanie do książek, szczególnie tych poświęconych kinu, oraz przyjemność czerpana z rozmów o filmach i publikacjach.

Księgarnia mieści się na parterze Kina Nowe Horyzonty, dzięki czemu jest również świetnym miejscem do obserwowania festiwalowego życia i bycia blisko tego, co dzieje się podczas Festiwalu.

Marketing i oprawa plastyczna

• kolportaż programów festiwalowych do rekomendowanych miejsc, hoteli oraz obiektów festiwalowych;

• dbanie o prawidłową ekspozycję publikacji festiwalowych i materiałów promocyjnych w przestrzeniach festiwalowych;

• kontrola poprawności wyświetlania spotów reklamowych przed rozpoczęciem seansów;

• dbanie o porządek w magazynie marketingowym, w którym przechowywane są materiały sponsorów, partnerów i patronów;

• pomoc w przygotowywaniu materiałów do raportów dla sponsorów, partnerów i patronów medialnych;

• montaż i demontaż elementów identyfikacji wizualnej oraz scenografii w obiektach festiwalowych;

• dbanie o dobry stan i estetykę scenografii festiwalowej przez cały czas trwania Festiwalu.

Charakter działania i wymagania:

To dział dla osób, które lubią działać w ruchu, nie boją się zadań praktycznych i chcą mieć realny wpływ na wygląd oraz atmosferę Festiwalu. Praca odbywa się zarówno indywidualnie, jak i w małych zespołach. Obejmuje różnorodne zadania – od dystrybucji materiałów promocyjnych, przez dbanie o ich ekspozycję, aż po montaż elementów scenografii i identyfikacji wizualnej.

Praca ma charakter zmianowy, jednak jej intensywność jest szczególnie duża przed rozpoczęciem Festiwalu oraz w ostatnim dniu i bezpośrednio po jego zakończeniu, kiedy realizowane są montaże i demontaże. W tych okresach niezbędna jest większa dyspozycyjność. W trakcie Festiwalu możliwa jest bardziej ograniczona dyspozycyjność, zależnie od przydzielonych zadań.

Przydadzą się dobra organizacja pracy, dokładność, samodzielność i gotowość do podejmowania różnorodnych wyzwań. Mile widziane są podstawowe umiejętności plastyczne i montażowe oraz brak obaw przed pracą z wykorzystaniem drabiny. Najważniejsze są jednak zaangażowanie, sprawność działania i chęć współtworzenia festiwalowej przestrzeni!

Obsługa sal w kinach KNH

• sprawdzanie biletów i karnetów na seanse festiwalowe w kinach: Kino Nowe Horyzonty

• pomoc w organizacji widowni i sprawnym wpuszczaniu publiczności na seanse; 

• pomoc przy organizacji paneli dyskusyjnych i spotkań z gośćmi festiwalowymi;

• dbanie o estetykę obiektu festiwalowego;
  organizacja kolejek open ticket oraz udzielenie informacji o zasadach funkcjonowania sprzedaży biletów w systemie open ticket podczas Festiwalu;

• rzetelne udzielenie informacji o programie i zasadach funkcjonowania Festiwalu;

• wypełnianie poleceń bezpośredniego przełożonego dotyczących obsługi sal kinowych w obiekcie festiwalowym lub innych czynności zleconych przez koordynatorki osób wolontariackich (niezbędnych do poprawnej organizacji Festiwalu);

Charakter działania i wymagania:

Praca odbywa się w systemie dwuzmianowym. To największy dział wolontariatu festiwalowego, podzielony na zespoły przypisane do poszczególnych sal kinowych. Jeśli lubisz pracę w grupie, energiczną atmosferę i kontakt z ludźmi, możesz poczuć się tutaj jak w jednej wielkiej festiwalowej rodzinie!

W tej roli przydadzą się komunikatywność, uprzejmość, cierpliwość oraz umiejętność sprawnego działania pod presją czasu.
Trzeba też pamiętać, że harmonogram seansów oznacza czasem wczesne pobudki lub pracę do późnych godzin wieczornych. Punktualność i gotowość do wspierania zespołu sprawią, że wspólnie zadbamy o to, by każdy widz czuł się w kinie dobrze i mógł w pełni cieszyć się Festiwalem.

Social Media

• monitorowanie ruchu, reakcji, komentarzy i wiadomości prywatnych w mediach społecznościowych AFF;
  rzetelne udzielenie informacji o programie i zasadach funkcjonowania Festiwalu;

• przygotowywanie materiałów do mediów społecznościowych: robienie zdjęć i materiałów wideo, tworzenie relacji z życia festiwalu; 

Charakter działania i wymagania:

To dział dla osób, które dobrze czują się w mediach społecznościowych, lubią kontakt z ludźmi i chcą być dla festiwalowej publiczności pierwszym źródłem informacji. Najważniejszym zadaniem zespołu jest bieżące monitorowanie profili TAURON American Film Festival: śledzenie ruchu, reakcji, komentarzy i wiadomości prywatnych oraz udzielanie rzetelnych, życzliwych odpowiedzi na pytania o program, bilety i zasady funkcjonowania Festiwalu.

Praca ma charakter zmianowy i odbywa się zarówno indywidualnie, jak i w zespole, w stałym kontakcie z działem komunikacji.

Przydadzą się komunikatywność, poprawna polszczyzna w piśmie, uprzejmość i cierpliwość w kontakcie z odbiorcami, a także dokładność, umiejętność szybkiego wyszukiwania informacji i spokój w sytuacjach, gdy pytań jest więcej. Mile widziane są znajomość języka angielskiego, swoboda w poruszaniu się po Instagramie, Facebooku oraz doświadczenie w robieniu zdjęć, relacji czy prostym montażu wideo na telefonie. Najważniejsze są jednak zaangażowanie, odpowiedzialność i chęć bycia głosem Festiwalu w sieci!

Wydarzenia specjalne

• przygotowanie przestrzeni przed wydarzeniem oraz pomoc w jej uporządkowaniu po zakończeniu;

• wsparcie w organizacji wydarzeń specjalnych, spotkań i dodatkowych aktywności festiwalowych;

• kierowanie publiczności do odpowiednich miejsc oraz udzielanie podstawowych informacji;

• wspieranie osób prowadzących wydarzenia i gości festiwalowych;

• dbanie o zgodność przebiegu wydarzeń z harmonogramem i sprawną realizację poszczególnych punktów programu;

• reagowanie na bieżące potrzeby i sytuacje organizacyjne;

• pomoc przy wydarzeniach odbywających się w różnych przestrzeniach festiwalowych;

• udzielanie rzetelnych informacji dotyczących programu i zasad funkcjonowania Festiwalu.

Charakter działań i wymagania:

Praca w trybie zadaniowym. To propozycja dla osób pełnoletnich, które są ciekawe festiwalowego życia również poza ekranem i chcą współtworzyć wydarzenia w różnych przestrzeniach. Przydadzą się dobra organizacja pracy, komunikatywność, spokój w sytuacjach wymagających szybkiej reakcji oraz gotowość do działania tam, gdzie akurat potrzebne jest wsparcie. Liczą się elastyczność, uważność i otwartość na różnorodne festiwalowe doświadczenia!